Die Inhalte sollen dezentral gepflegt werden.

Irgendwann bricht der Webmaster unter der Flut von Änderungswünschen zusammen, oder die Multimedia-Agentur, die Ihre Website verwaltet, kommt nicht mehr hinterher. Noch immer werden Texte für die Website per Fax an Agenturen geschickt, wo sie dann zeitaufwändig, teuer und fehleranfällig abgetippt werden.

Im Intranet wird diese Aufgabe oft von einem oder mehreren Webmastern erledigt, deren tägliche Arbeit darin besteht, die erhaltenen Dokumente in HTML umzuwandeln und nach den mehr oder minder eindeutigen Anweisungen der Kollegen in die Seiten einzubinden. Diese Methoden bringen erhebliche Reibungsverluste und unnötige Mehrkosten mit sich.

Ein Content Management System hilft in diesem Fall, Zeit und Geld zu sparen und Fehler bei der Übermittlung zu vermeiden. Im Idealfall hat jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens direkten Zugriff auf die Teile der Web-Site oder des Intranets, für die er inhaltlich verantwortlich ist.